Fait partie d’acessio 360°Automatisation IA et agents IA qui s’enchaînent.
Une étape déclenche la suivante, de la demande à la facture. Votre équipe ressaisit moins, relance moins et garde pourtant chaque dossier en vue.
Chaque geste coûte des minutes.
Chaque jour.
Ressaisir les demandes, inscrire les rendez-vous, écrire les confirmations : pris un par un, ce sont des minutes ; ensemble, elles manquent pour votre vrai travail. Et chaque saisie manuelle est une source d’erreurs ; même une relecture attentive en laisse passer. 1
Une étape déclenche la suivante.
Voici comment les automatisations s’enchaînent dans une entreprise qui travaille sur rendez-vous, par exemple un atelier, un studio ou un cabinet. Vous décidez des étapes que vous utilisez.
déjà en service chez des clients peut être connecté
Projets clients : chez le Dr Herzberg, choix du rendez-vous et agenda sont reliés, et après le rendez-vous la facture attend la validation (étapes 2 et 4). À la Privatpraxis Lindenthal, confirmations et rappels partent tout seuls (étapes 2 et 3). L’étape 6 fonctionne chez d’autres clients.
- Peut être connecté : 1 · Demande La demande arrive. Un client écrit via votre site ou par WhatsApp. Nom, besoin et coordonnées arrivent complets dans votre liste de clients, sans ressaisie. déclenche
- Déjà en service chez des clients : 2 · Rendez-vous Le rendez-vous est fixé. Le client choisit lui-même un créneau libre. Le rendez-vous figure dans votre agenda, la confirmation part immédiatement. déclenche
- Déjà en service chez des clients : 3 · Rappel Le rappel part. Avant le rendez-vous, un court message arrive. Qui est empêché annule à temps, et le créneau se libère. déclenche
- Déjà en service chez des clients : 4 · Facture La facture attend la validation. Après le rendez-vous, elle est préparée automatiquement à partir des données du rendez-vous. Vous vérifiez rapidement et validez. déclenche
- Peut être connecté : 5 · Comptabilité La pièce arrive en comptabilité. Une fois la facture payée, la pièce se trouve là où votre expert-comptable en a besoin. Si un paiement manque, un rappel aimable part. déclenche
- Déjà en service chez des clients : 6 · Demande d’avis et rappel de suivi Un rendez-vous mène au suivant. Si vous le souhaitez, une demande d’avis suit, puis, avec consentement, un rappel de rendez-vous de suivi. La chaîne reprend alors à l’étape 2.
Là où les règles ne suffisent pas, les agents IA aident.
Une automatisation suit des règles fixes : si A se produit, B suit. Un agent IA comprend et formule le langage. Il répond aux questions, cherche des créneaux et prépare des textes, dans les limites que nous fixons avec vous. Vous décidez de ce qu’il peut envoyer seul et de ce que vous validez d’abord.
Exemple d’utilisation possible, adapté à votre entreprise. Les personnages sont dessinés et ne représentent pas de vraies personnes.
Répondre aux demandes
L’agent répond aux questions récurrentes avec des informations validées. Les demandes personnelles sont transmises à votre équipe avec leur contexte.
Coordonner les rendez-vous
L’agent aide les clients à trouver un créneau qui convient, même quand votre journée est terminée.
Prendre en charge les tâches récurrentes
Textes de facture, réponses aux avis, rappels : l’agent prépare, vous validez. Nous définissons ensemble la tâche, les informations et les limites.
Commencer petit, étendre en toute sécurité.
Nous commençons par l’étape qui vous coûte le plus de temps et n’étendons que lorsqu’elle fonctionne de façon fiable.
Est-ce adapté à votre entreprise ? Parler d’automatisation IA → · ou appeler : +49 152 562 013 06
Un relevé du processus réel
Nous notons déclencheurs, données nécessaires, logiciels concernés et personnes responsables. Il en ressort un premier cas d’usage maîtrisable.
Une connexion limitée et vérifiable
Nous mettons en place le passage convenu et testons les cas typiques. Les logiciels existants restent intégrés, dans la mesure où ils offrent des interfaces adaptées ou des connexions prises en charge.
Des règles claires pour les exceptions
Des informations manquantes, des doublons ou des services injoignables ne doivent pas disparaître sans que personne ne s’en aperçoive. Nous convenons de ce qui est journalisé et de qui doit intervenir.
- Conforme au RGPD
- Serveurs dans l’UE
- Contrat de sous-traitance avec chaque service
- Données de santé selon l’art. 9 du RGPD
- Rien ne part sans votre validation
Une étape déclenche la suivante.
Conforme au RGPD.
Ce qui se répète chaque jour, votre système s’en charge. Vous voyez tout et validez ce qui part.
Rendez-vous en ligne avec rappel
- Réservation 24 h/24 via votre site
- Rappel 24 h et 2 h avant
- Les annulations libèrent aussitôt le créneau
Des demandes complètes
- Le client est guidé pas à pas dans sa demande
- Photos, dimensions et date souhaitée arrivent directement
- Propositions de rendez-vous adaptées à votre tournée
Des avis qui arrivent d’eux-mêmes
- Demande d’avis au bon moment
- Brouillons de réponse pour chaque avis
- Dans le cadre de la HWG pour les cabinets
Factures après le rendez-vous
- Facture préparée juste après le rendez-vous
- Vous vérifiez et validez
- Envoi chiffré, archivage documenté
Dr Herzberg : après le rendez-vous, la facture est prête.
Le site relie le choix du rendez-vous à l’agenda. Les patients reçoivent le lien d’accès à la téléconsultation par e-mail après la réservation. Après le rendez-vous, la facture est préparée automatiquement et n’a plus qu’à être validée.
„Seine Kenntnisse, die er für eine bessere Funktionalität der Webseite aus dem Ärmel schüttelte, haben mich beeindruckt.“Voir l’étude de cas
Du premier échange à la réalisation.
Vous connaissez le périmètre et le coût avant que nous commencions.
- 01
Vous nous montrez un processus récurrent du début à la fin. Nous identifions où le temps se perd et où les informations sont saisies plusieurs fois.
- 02
Nous délimitons un premier processus et vérifions les possibilités techniques. Vous recevez une offre avec les prérequis et les responsabilités.
- 03
Après les tests et la validation, le processus est mis en service. Documentation et surveillance convenue soutiennent l’exploitation courante.
Réponses courtes.
Font foi l’offre, les conditions générales et le contrat de sous-traitance.
Que promettez-vous, et que ne promettez-vous pas ?
Nous promettons une connexion vérifiable entre les logiciels que vous utilisez déjà. Là où une validation est nécessaire, nous définissons qui la donne. Nous ne promettons pas de gain de temps forfaitaire, et nous n’automatisons pas toute l’entreprise d’un coup.
Dois-je remplacer tous mes logiciels ?
Non. Nous vérifions d’abord ce que vos logiciels existants savent faire et où une connexion a du sens.
Peut-on commencer petit ?
Oui. Un seul processus clairement délimité est souvent plus facile à vérifier qu’une grande transformation. Les étapes suivantes découlent de l’expérience acquise avec ce processus.
Que se passe-t-il en cas de panne ?
Nous le définissons dans le concept : un message d’erreur identifiable, une personne responsable et une voie manuelle praticable. Les protections concrètes dépendent de l’importance du processus.
Un agent IA décide-t-il seul ?
Uniquement dans les limites que nous fixons avec vous. Un agent répond aux questions récurrentes et prépare des textes. Ce qui est délicat sur le plan financier, juridique ou professionnel est validé par vous ou votre équipe.
Chaque facture doit-elle être validée ?
C’est vous qui décidez. Une facture peut partir de manière entièrement automatique ou, comme chez le Dr Herzberg, être préparée et attendre votre validation.
Quelle étape coûte aujourd’hui le plus de temps à votre équipe ?
Décrivez un processus qui se répète chaque semaine. Lors du premier entretien gratuit, nous vous montrons par quelle étape commencer. Vous connaissez l’étendue et le coût avant que nous commencions.